­čçę­čç¬ Projektmanagement

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Was ist Projektmanagement:

Das Umfeld eines Unternehmens unterliegt einem permanentem Wandel. So ├Ąndern sich in bestimmten Phasen rechtliche Rahmenparameter oder neue Technologien f├╝hren zu ver├Ąnderten Kundenbed├╝rfnissen. Auch wenn dies nur Ausz├╝ge aus einem komplexen Gesamtgef├╝ge sind, so wirken sie sich dennoch regelm├Ą├čig auf den Erfolg eines Unternehmens aus. Es entstehen neue Aufgaben. Urspr├╝ngliche Ziele m├╝ssen hinterfragt und von Fall zu Fall im Rahmen von Projekten und abgeleiteten Aufgaben angepasst werden. Per Definition handelt es sich bei einem Projekt um einen einmaligen (Gesch├Ąfts-)Prozess, der in verschiedene Phasen und Aufgaben aufgeteilt und auf eine bestimmte Zielerreichung gerichtet ist sowie mit einem festen Start-, und Endzeitpunkt versehen ist.

In diesem Kontext m├╝ssen Ziele definiert werden, Wege zur Zielerreichung gefunden und gemanagt werden, sowie Projektteilnehmer als Team und Ressourcen ├╝berwacht werden. Die B├╝ndelung dieser T├Ątigkeiten wir generell als Projektmanagement verstanden. In der Praxis wird ein Projekt h├Ąufig in Teilprojekte gelgliedert, die jeweils auf eine bestimmte (Teil-) Zielerf├╝llung gerichtet sind und mit dem Hauptziel in Verbindung stehen. Dem Projektmanagement obliegt hierbei die Aufgabe die (Teil-) Projekte zu planen und zu steuern, sowie einer ├ťberwachung im Hinblick auf zeitlich-, und ressourcenorientierte Parameter (z.B. die Mitglieder eines Teams).

Beim Projektmanagement entstehen vielf├Ąltige, detaillierte Informationen, die durch entsprechende Methoden geb├╝ndelt, kategorisiert und dem Management zur Bewertung pr├Ąsentiert werden m├╝ssen, um Aussagen ableiten und Entscheidungen im Hinblick auf die Zielerreichung treffen zu k├Ânnen. Ohne eine entsprechende Technologie dauert es ab einem gewissen Komplexit├Ątsgrad nicht lange, bis Projektmanagement mit h├Ąndischer Arbeit nicht mehr zu bew├Ąltigen ist. Die Mitarbeiter eines Teams verlieren ohne eine geeignete Technologie zu viel Zeit f├╝r das Projektmanagement, und die Zielerreichung ist gef├Ąhrdet.

Was ist ein Projektmanagement-System:

Eine Projektmanagement- Software ist ein Software, welche den Projektmitarbeitern eines Teams eine EDV-gest├╝tzte Hilfe bei ihren Projektt├Ątigkeiten bietet. In der Projektmanagement-Software werden s├Ąmtliche Daten und Informationen des Projektes inklusive der vorhandenen Teilprojekte sowie aller Transaktionen und der damit verbundenen Kommunikation erfasst und in Datenbanken gespeichert. Dies k├Ânnen beispielhaft folgende Informationen sein:

  • Dokumentation eines Meetings zur Zieldefinition einzelner Teilprojekte

  • Budgetverwaltung je (Teil-)Projekt

  • Terminplanung einzelner Projektschritte

Projektmanagement-Systeme basieren ├╝berwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abh├Ąngig von der Unternehmensgr├Â├če, dem jeweiligen Team und dem notwendigen Informationsgrad kommen verschiedene L├Âsungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. W├Ąchst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Projektmanagement-System. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der Projektmanagement-Software mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad f├╝r das Unternehmen zu ber├╝cksichtigen.

Vorteile und Nutzen eines Projektmanagement-Systems

Die Selbstorganisation eines Teams oder auch einer Einzelperson ist bei steigendem Informationsgrad eine enorme Herausforderung. Handgeschriebene Listen, hier und da einen Zettel oder ein Post-IT helfen nur bedingt weiter, und stellen sicherlich nicht die besten Methoden dar. Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware kann bei bedachter Auswahl entscheidende Vorteile f├╝r die Projektarbeit bringen. Vor allem dann, wenn mehrere Personen an einem Projekt oder Teilprojekt beteiligt sind, und der Informationsfluss nochmals gr├Â├čer wird. Im Kern sollte jede Projektmanagementsoftware folgende Grundbereiche abdecken:

  • Aufgabenverwaltung des Projektes

  • Projektplanung einzelner Teilprojekte

  • Projektsteuerung und Verwaltung der Ressourcen

Werden die zuvor genannten Bereiche durch die Software unterst├╝tzt, ist es jedem Projektteilnehmer und dar├╝ber hinaus dem Management m├Âglich einen ├ťberblick aller Ressourcen zu erhalten und die eigene Arbeit effizienter zu gestalten. Im Ergebnis liegen die Vorteile mit der richtigen Software auf der Hand. Es steigert die M├Âglichkeiten der Kontrolle, der ├ťbersicht und der Transparenz aller Ressourcen. Eine Optimierung des Personaleinsatzes und eine h├Âhere Kostenkontrolle sind in diesem Zusammenhang ebenfalls zu nennen.

brixxbox Low-Code-Plattform: Projektmanagement-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" k├Ânnen Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip k├Ânnen notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zus├Ątzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeintr├Ąchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verf├╝gung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ans├Ątze illustriert werden. Die Templates k├Ânnen nach dem Import beliebig erg├Ąnzt werden, oder als Vorlage f├╝r eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis k├Ânnte diese Projektmanagement-Anwendung zum Beispiel von:

  • Beratungsunternehmen

  • Freelancern

  • und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Projekte anzulegen und zu verwalten. Neben der Stammdatenhaltung sind dar├╝ber hinaus erweiterte Funktionen enthalten, um eine m├Âgliche Verwendung und Verkn├╝pfung der Stammdaten zu visualisieren und einen realistischen Praxisbezug zur Unterst├╝tzung des Managements und anderer Abteilungen herzuleiten.

Auszug der Funktionen

  • Unternehmensdaten: Bezeichnung und Anschrift der Unternehmen

  • Team und Ansprechpartner: Kontaktdaten und Ansprechpartner der Unternehmen und Mitarbeiter

  • Telefonbuch: auf Basis der Kontaktdaten

  • Archivierung: Ablage und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien von Kunden und Interessenten

  • Vorlagen: Textvorlagen k├Ânnen erstellt werden zur vereinfachten Datenpflege

  • Projekte: Anlage und Beschreibung von Projekten und zugeh├Ârigen Teilprojekten

  • Phasen: Ausf├╝hrliche Beschreibung und Dokumentation der Projekte und der jeweiligen Phasen

  • Planung: Festlegung der Zust├Ąndigkeit innerhalb der Projekte und Teilprojekte

  • Projekte ├╝berwachen

  • Erstellen von projektrelevanten Erinnerungen und Zuweisung einzelner Mitarbeiter

  • Zuordnung von Projekten zu Kunden, oder anderen Adressen

  • Ressourcenverwaltung

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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