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Extended CRM-System

What is CRM

Customer Relationship Management (CRM) is a strategy for companies and their employees to systematically create relationships and interactions with contact persons of existing and potential customers. By generating sales, these customers play a decisive role in the long-term success of the company. If customers adjust their buying behavior and switch to products from other companies, this can have serious consequences for their own company. That's why companies invest a lot of time and effort in CRM activities to analyze customer preferences. Target groups, markets and the respective needs are analyzed within the CRM and coordinated with the own portfolio. If deviations are found, the employees of the sales and marketing department, in coordination with the management, have the task of optimizing the customer relationship within the framework of CRM or adjusting the concrete CRM strategies in order to better reach the customers again. Other departments also contribute to customer satisfaction and provide valuable information for CRM. This includes, for example, the entire service department. Within the scope of service, customer inquiries and discrepancies are recorded and processed. This is also part of CRM.

CRM generates a wide range of detailed information that must be bundled, categorized and evaluated in order to be able to derive statements. Without a corresponding technology, it does not take long with increasing numbers of customers and prospects and the respective contacts, until CRM can no longer be managed with manual work. Targeted contact with the customer is made more difficult. Without a suitable technology, employees lose too much time for CRM if the CRM strategy is to be pursued with the same quality and intensity even with increasing numbers of customers and prospects.

What is a CRM-System

A CRM system is a software with functions for the management and automation of all information that is generated month by month when addressing customers or prospects and binding them. In the CRM software, all data of customers and prospects, including all transactions and related communication, are collected and stored in databases. The following information can be taken as an example:

Documentation of a prospective customer telephone call for later evaluation
Storage of a customer offer for later allocation
Appointment reminder for an offer meeting with an interested party on site
Birthday management of A and B customers to increase attention

CRM systems are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company and the required level of information, different solutions with different functionalities are possible. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the CRM system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the CRM software are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take the increasing degree of information for the company into account.

Advantages and benefits of a CRM-Systems

The advantages and benefits of CRM software for companies are obvious. In practice, a large number of contacts and their relationship to the own company must be managed in one system. Well-designed CRM systems create more transparency. They can be used wherever direct or indirect customer or prospect contact is required. With the right CRM software, the entire sales force can also be supported. This applies both to:

the sales force with the objective of "increasing sales",
as well as for the service-oriented field service with the objective "service and maintenance".

All activities on site can be recorded directly in the CRM software. In addition, a good CRM system can also be an aid for certain activities, in which information is available at the right place in the right form. This not only saves time, but also regularly delivers better results in all areas. In summary, a CRM system helps to support sales, marketing, service and last but not least, management. With the help of a CRM system, activities can be optimized and automated (e.g. monthly reports). In addition, a good CRM provides a variety of decision bases.

Advantages and benefits of an integrated project management system

Projects are regularly associated with investments and other expenses and are directed towards a specific goal (project objective). In practice, a project is often divided into sub-projects, each of which is aimed at a specific (partial) goal fulfillment and is related to the main goal. The project management is responsible for planning and controlling the (sub-) projects, as well as monitoring them with regard to time- and resource-oriented parameters. As with CRM, project management involves strategies that must be supported by suitable technologies and systems at a certain level of complexity at the latest in order to process the wealth of data in a meaningful way. A CRM system with integrated project management saves time and effort and increases data quality.

The sales department acquires a new customer project as an example. Up to now, all customer- or prospect related activities were recorded in the CRM system. The following project is now regularly managed by other employees and departments. Thanks to the integration, project-specific information can now be found in the shortest possible time. The management of the information is clearly optimized by the symbiosis of both systems.

brixxbox Low-Code-Plattform: Extended CRM-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, this CRM application could be used for example by:

Consulting company
Freelancers
and small enterprises

to create customers and prospects and manage their contacts and CRM-relevant data. In addition to master data management, advanced functions are also included to visualize the possible use and linking of master data and to derive a realistic practical reference to support management, sales and marketing.

Extract of the functions

Company data: Name and address of the companies
contact details: Contact data and contact persons of the companies and employees
Phone book: based on contact data
Archiving: storage and digitalization of documents and files from customers and prospects
Special features: Documentation of specific customer requirements and special features (e.g. billing only per month)
CRM data: Scheduling (e.g. per month, week), deadline monitoring and appointment documentation as well as assignment of relevant contacts
CRM Workflows: Creation of reminders and follow-ups (e.g. in two months) for certain contacts
CRM report: e.g. ABC/XYZ - evaluation or categorization of customers and prospective customers (periods/months)
Templates: text templates can be created
Project integration: project planning, project monitoring, resource management and responsibilities
Management: Status monitoring of all activities and projects
Mobile: Access to all data anywhere and with any device (cloud)

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Time Recording

Why do I need a time recording:

In many companies, the principle of confidential working hours was practiced for a long time for some employees. This is an organizational model in which the completion of tasks is in the foreground. Not the working time, but the work result is decisive. This model was mainly practiced by creative working employees, since a rigid working time schedule, also from a scientific point of view, hinders creativity and thus above all possible innovations.

However, the European Court of Justice decided in 2019 that in future, the recording of working hours in all companies must be carried out by all employees. The ruling will oblige employers to offer a time recording concept that allows the entire working time as well as breaks and days off due to vacation or sick leave of the employees to be documented. This is to ensure that the laws regarding working hours, breaks and days off as well as the legally required vacations are adhered to for the protection of the employee.

When recording and documenting the working hours of all employees, a lot of information is quickly generated which must be bundled, categorized and evaluated to ensure compliance with the prescribed laws. Without supporting technology, it does not take long before time recording can no longer be handled by hand.

What is a time recording system:

A time recording system is a software with functions for the documentation and evaluation of all time-oriented parameters of the respective employees as required by law. In the time recording software, all relevant employee data is stored in databases. This includes the following areas in particular:

Working hours
Break times
Vacation days
days off due to illness

Time recording systems are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company and the different working time models, such as shift work or piecework, different solutions with different functionalities come into question. If a company grows with the time, the requirements and thus the necessary functions of the time recording system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the time recording software are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

Advantages and benefits of a time recording system

Good time recording systems offer enormous flexibility in terms of documenting the working hours of the workforce. There is a wide range of recording options, depending on the software used. For example, there are systems that allow input via cell phone. This is especially interesting for field service. In this way, data can be entered into the system quickly and without much effort. Of course there are also other end devices that are compatible depending on the system. These include, for example, terminals with chip cards or comparable systems that enable the employer to book the respective time types by simply hanging up the phone.

Furthermore, a good time recording system can also be an aid for certain decisions of the management or the personnel department and last but not least, a time recording system regularly provides the basis for payroll accounting.

brixxbox Low-Code-Plattform: Time Recording-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice this time recording application could be used for example by:

freelancers
and small enterprises

to document their own working hours and plan your annual vacation.

Extract of the functions

Employees: Employee administration with the corresponding contact data
Recording: recording of the daily working hours and breaks of the respective employees
Planning: documentation of vacation requests and status management of the respective employees
Status: documentation of approvals

You can find further information at https://brixxbox.net

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Project Management

What is project management:

The environment of a company is subject to permanent change. In certain phases, legal framework parameters change or new technologies lead to changed customer needs. Even if these are only excerpts from a complex overall structure, they still regularly have an impact on the success of a company. New tasks arise. Original goals have to be questioned and adapted from case to case in the context of projects and derived tasks. By definition, a project is a one-time (business) process, which is divided into different phases and tasks and is directed towards a specific goal achievement and has a fixed start and end date.

In this context, goals have to be defined, ways to reach them have to be found and managed, and project participants have to be monitored as a team and resources. The bundling of these activities is generally understood as project management. In practice, a project is often divided into sub-projects, each of which is aimed at a specific (partial) goal fulfillment and is related to the main goal. The project management is responsible for planning and controlling the (sub-) projects, as well as for monitoring them with regard to time- and resource-oriented parameters (e.g. the members of a team).

Project management generates a wide range of detailed information, which must be bundled, categorized and presented to the management for evaluation using appropriate methods in order to derive statements and make decisions with regard to the achievement of objectives. Without a corresponding technology, it does not take long from a certain level of complexity until project management can no longer be managed by hand. Without a suitable technology, the members of a team lose too much time for project management and the achievement of objectives is endangered.

What is a project management system:

A project management system is a application that provides the project members of a team with computer-aided assistance in their project activities. In the project management system all data and information of the project including the existing sub-projects as well as all transactions and the associated communication are recorded and stored in databases. The following information can be taken as an example:

Documentation of a meeting for the target definition of individual sub-projects
Budget management per (sub)project
Scheduling of individual project steps

Project management systems are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company, the respective team and the required level of information, different solutions with different functionalities are possible. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the project management system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the project management software are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take the increasing degree of information for the company into account.

Advantages and benefits of a project management system

The self-organization of a team or even an individual is an enormous challenge as the level of information increases. Handwritten lists, here and there a piece of paper or a post-IT are of only limited help and are certainly not the best methods. The use of a project management software can bring decisive advantages for project work, if carefully chosen. Especially when several people are involved in a project or sub-project and the flow of information is even greater. In essence, every project management software should cover the following basic areas:

Task management of the project
Project planning of individual sub-projects
Project control and resource management

If the aforementioned areas are supported by the software, it is possible for each project participant and, in addition, the management to obtain an overview of all resources and to make their own work more efficient. In the result, the advantages with the right software are obvious. It increases the possibilities of control, overview and transparency of all resources. An optimization of the personnel deployment and a higher cost control are also to be mentioned in this context.

brixxbox Low-Code-Plattform: Project Management-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, this project management application could be used for example by:

consulting company
Freelancers
and small enterprises

to create and manage projects. In addition to master data management, advanced functions are also included to visualize the possible use and linking of master data and to derive a realistic practical reference to support management and other departments.

Extract of the functions

Company data: Name and address of the companies
Team and contact persons: Contact details and contact persons of the companies and employees
Phone book: based on contact data
Archiving: storage and digitalization of documents and files from customers and prospects
Templates: Text templates can be created to simplify data maintenance
Projects: Creation and description of projects and related subprojects
Phases: Detailed description and documentation of the projects and the respective phases
Planning: Definition of responsibilities within projects and sub-projects
Monitor projects
Creation of project-relevant reminders and assignment of individual employees
Assignment of projects to customers, or other addresses
Resource management

You can find further information at https://brixxbox.net

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Digital Visitor-Management

Who needs digital visitor management:

Companies are regularly visited by external visitors and partners. These may simply be applicants in the context of a job placement. In addition, there are of course other reasons why external visitors and partners visit a company, as the following extract makes clear:

Machines must be maintained or repaired by technology partners
Customers or suppliers are invited to meetings
Audits take place

Different departments and employees are visited depending on the visitor and reason for the visit. If, for example, a machine is repaired within production, the technician inevitably gains an insight into the production processes and talks to the employees working there. It is obvious that visitors come into contact with sensitive information, some of which is important for the competitive advantages of the companies visited. Furthermore, in some industries there is even a strict documentation obligation to avoid that internal and sensitive processes are endangered by external interventions. The production of medical products is an example of this.

When recording and documenting the visits of all external persons and partners, a lot of information quickly arises, which has to be bundled, categorized and evaluated. Without a supporting technology, it does not take long until visitor management can no longer be handled by hand.

Advantages and benefits of digital visitor registration

Good solutions for digital visitor management offer a variety of possibilities. Whether short or long visits, the right solution can support the entire visit process. If employees expect a visitor, relevant information can be documented in advance. With the right solution, arriving visitors have the opportunity to add relevant data directly via a touch screen. This not only makes a modern impression, but also saves a lot of time compared to documents that have to be filled in manually and then laboriously analyzed.

Applications for digital visitor management are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company, its orientation and the number of visitors, different solutions with different functionalities can be considered. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of digital visitor management also grow. It can therefore happen that the previous functions are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

brixxbox Low-Code-Plattform: Digital Visitor-Management-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, the digital visitor management could be implemented by:

consulting companies
Freelancers
and small enterprises

to digitally manage visits and evaluate them as required.

Extract of the functions

Create visitors (partners, customers or other guests)
Create accompanying persons
Define reason for visit (e.g. customer visit)
Create visiting hours
Evaluate visits

You can find further information at https://brixxbox.net

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Data Archive

What is an archive system:

Every business process generates information that needs to be digitized and archived for later analysis and evaluation. These can be very different documents. For some time now, most companies have been electronically archiving all kinds of documents related to the transaction of goods and services such as delivery bills or invoices. Similarly, the electronic archiving of various communication channels such as email or messengers is increasing in the professional context.

An electronic archiving system offers the possibility to electronically archive documents in a certain structure. Based on the structure in the form of folders, keyworded search terms and other features, it is possible to load and visualize the previously archived data in selected form at a later time.

Depending on the type of data, additional criteria must be taken into account with regard to archiving. For example, tax-relevant digitally archived data such as invoices must be stored for 10 years in accordance with the applicable retention period in Germany and must also be audit-proof. Revision security includes the following features that must be taken into account during archiving:

correctness of archived documents
Completeness of archived documents
Security of the archive procedure
Protection against modification and falsification of archived documents
Backup before loss of the archive system
Use of the archive only by authorized persons
Compliance with the retention periods
Documentation of the archive system
Traceability of the archive system
Testability of the archive system

Archiving systems are mainly based on standard software products. Depending on the amount of archived data, the type of archived data and the desired integration depth, different archiving systems are possible due to the partly different requirements. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the archiving system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the archive system are no longer sufficient over time due to increased requirements and a change must be considered.

Advantages and benefits of an archive system

Good archiving solutions offer a wide range of possibilities and support many processes in the company. The main advantages to be mentioned in this context are

Central data storage of archived documents and files in the electronic archive
the reduction of search times in the electronic archive
Saving of archive rooms with archived paper documents
Simplified knowledge transfer through digitally archived documents
Minimization of paper costs

Archiving systems are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company and the type and number of documents available, different solutions with different functionalities can be considered. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the archiving system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the archiving system are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

brixxbox Low-Code-Plattform: Data Archive-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, the data archive template could be used for example by:

Consulting company
Freelancers
and small enterprises

to manage files and documents in an orderly and clearly defined structure

Extract of the functions

Definition of main groups and subgroups
Archiving of any documents and files
Description of the files
Search function in the archive system

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Ticket-System

What is a ticket system

In practice, companies regularly receive numerous inquiries. Customers and interested parties have questions about specific products and services, or need clarification regarding the products purchased. A ticket system is a software system that centrally manages all inquiries to a company. The receipt, the coordination to the right department or person and the processing of the requests is done centrally via the ticket system and bundles the channels:

Telephone
e-mail
Facebook
Instagram
Chat and Messenger

in one system. The received requests can then be checked and assigned to a person for further processing until a solution is found (closed ticket). The ticket system is intended to ensure that no message is lost and that a complete overview of the processes to be processed is possible at any time.

Advantages and benefits of a ticket system:

Good ticket systems offer a wide range of possibilities and support many processes in the company. The main advantages to be mentioned in this context are

Streamline customer inquiries: Incoming tickets are stored in a central location with a corresponding system of several communication channels. Employees can assign priorities to the tickets, monitor and process them.
Access to customers and history: A good relationship with customers and partners is an important success factor for a company. With the ticket system, employees can also access past contacts with customers and partners, so that they always have all the facts in view
Automation of tasks: With a One Ticket System, routine tasks can be standardized to increase efficiency and enable faster responses.
Comprehensive evaluation options: With a good ticket system, various evaluations can be called up quickly and easily.

Ticket systems are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company, the number and the degree of complexity of the requests, different solutions with different functionalities can be considered. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the ticket system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the ticket system are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

brixxbox Low-Code-Plattform: Ticket-System-Template:

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, the ticket system could be used for example by:

consulting company
Freelancers
and small enterprises

to manage and document requests of all kinds.

Extract of the functions

Company name and address of customers
Contact person management with the corresponding contact data
Integrated telephone book with search function
Archiving and digitalization of documents and files (DMS)
Entry of tickets
Documentation of customer inquiries
Tracking of tickets through unique numbering

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Digital Adressbook

Who needs a digital address management:

Addresses, e.g. in the form of customers and suppliers, form the basis of economic activity for companies. A careful and detailed creation and administration of the respective addresses and the associated contact persons are very important. Particularly with regard to the generation and binding of new customers by suitable sales activities, many addresses accumulate fast. Without a supporting technology it does not take long until address management can no longer be handled manually.

A digital address management should at least consider the following points:

Storage of all address relevant information
Storage of the associated contact persons
Storage of the respective contact information

Meanwhile, the collection of additional address information, such as interests, wishes or preferences, is also part of this. In the ideal case, a 360-degree view is achieved over time.

Advantages and benefits of digital address management

All data is in one central location. This reduces the maintenance and update effort. In practice, digital address management is in most cases linked to other systems and processes within a software from the field of "enterprise resource planning or ERP". They form the master data for relevant subsequent processes such as:

Writing delivery bills and invoices
or link to CRM relevant functions

Applications for digital address management in connection with relevant follow-up processes are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company, its orientation and the desired degree of digitization, various solutions with different functionalities can be considered. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the required solution also grow. It can therefore happen that the previous functions are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

brixxbox Low-Code-Plattform: Digital Adressbook-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, the digital address management could for example be implemented by:

consulting company
Freelancers
and small enterprises

to manage initial contacts and the respective contact persons after the company is founded.

Extract of the functions

Company name and address of customers, suppliers, interested parties and other addresses
Contact person management with the corresponding contact data
Integrated telephone book with search function
Archiving and digitalization of documents and files (DMS)
Documentation of address-relevant features (e.g. specific delivery periods, acceptance deadlines, deviating conditions)

You can find further information at https://brixxbox.net

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Driver's Logbook

Who needs a digital logbook:

A driver's logbook has the basic purpose of documenting the distances travelled with a vehicle as well as the respective reason for the journey. If self-employed persons or employees use a car registered with the company, the tax office generally assumes that the aforementioned groups of persons use the vehicle not only for trips of the company but also for private matters. In most cases, the pecuniary advantage resulting from the car must be taxed.

Two options are available for this purpose: Either the car is estimated with a lump sum according to the one percent rule (in Germany) - or the frequency and duration of all business and private trips with the car is documented in a detailed logbook. Although the latter method involves some effort, it can result in attractive tax benefits. However, the requirements and the declared information of the tax authorities must be met:

A separate logbook must be kept for each vehicle
Information on the registration number of the vehicle concerned
Indication of the respective driver
Information on the exact mileage at the beginning of the trip and the exact mileage at the end of the trip, as well as the driven kilometers
Documentation of the period of the trip

The manual entry and specification of the individual trips quickly leads to a lot of work. Without a supporting technology, it does not take long until the administration is not efficient with manual work.

Advantages and benefits of a digital logbook

The use of an electronic logbook offers many advantages and often leads to lower costs, especially when there are many trips for the company and few private trips. In general, the following advantages can be mentioned:

significant time saving,
Clear overview and hardly any errors
Security towards the tax office,
Generally lower costs and tax advantages compared to the one percent rule,
electronic evaluation of the driving data.

Applications for managing digital driver's logbooks are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company, the number of company vehicles and the degree of internationalization, different solutions with different functionalities are possible. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the digital logbook also grow. It can therefore happen that the previous functions are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

brixxbox Low-Code-Plattform: Driver's Logbook template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, the digital driver's logbook could be used by:

freelancers

to digitally manage the existing company vehicle, document the respective trips with all the data and evaluate them if required.

Extract of the functions

Documentation of the driver, the registration number
Recording of the kilometers at the start and at the end of the trip and determination of the driven kilometers
Differentiation between business and private trips with regard to taxation
Use as cell phone app possible
Use as app for tablets possible

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Order Management

Who needs digital order management:

A business model was developed and the market was explored. In the next step, products and services were declared and first addresses for acquisitions were procured. Ideally, the first customers as well as the first customer orders will be generated subsequently. The business processes are increasing. Without a supporting technology it does not take long until the workload can no longer be handled by hand.

A software for order management is a sensible solution, as long as it takes at least the following points into account:

Storage of all address-relevant information including contact persons and contact information in the software
Storage of existing articles and services in the software
Creation of customer orders and status management in the software

Meanwhile the collection of additional information, like special places of delivery, certain delivery times or other preferences counts likewise to it.

Advantages and benefits of digital order management

In such a system, all data is located in one central location. Addresses, articles and other master data can be effectively managed in the software and updated as required. In practice, order management is in most cases linked to other systems and processes within a software from the field of "enterprise resource planning or ERP". These include, for example

Billing programs
CRM systems to directly address customer needs
Archiving system for archiving of documents

Applications for digital job management in connection with relevant follow-up processes are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company, its orientation and the desired level of digitization, various solutions with different functionalities are possible. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the required solution also grow. It can therefore happen that the previous functions are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing level of information for the company.

brixxbox Low-Code-Plattform: Digital Order Management-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, the digital order management could be used for example by:

consulting company
Freelancers
and small enterprises

can be used to manage initial contacts with the respective contact persons after the company is founded and to monitor initial business activities (e.g. customer orders).

Extract of the functions

Company name and address of customers, suppliers, interested parties and other addresses
Contact person management with the corresponding contact data
Archiving and digitalization of documents and files (DMS)
Documentation of address-relevant features (e.g. specific delivery periods, acceptance deadlines, deviating conditions, etc.)
Article management
Price management
Entry and control of discounts per order
Enter and document order
Manage status of the job

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Basic CRM

What is CRM

Customer Relationship Management (CRM) is a strategy for companies and their employees to systematically create relationships and interactions with contact persons of existing and potential customers. By generating sales, these customers play a decisive role in the long-term success of the company. If customers adjust their buying behavior and switch to products from other companies, this can have serious consequences for their own company. That's why companies invest a lot of time and effort in CRM activities to analyze customer preferences. Target groups, markets and the respective needs are analyzed in the CRM and coordinated with the own portfolio. If deviations are found, the employees of the sales and marketing department, in coordination with the management, have the task of optimizing the customer relationship within the framework of CRM or adjusting the concrete CRM strategies in order to better reach the customers again. Other departments also contribute to customer satisfaction and provide valuable information for CRM. This includes, for example, the entire service department. Within the scope of service, customer inquiries and discrepancies are recorded and processed. This is also part of CRM.

CRM generates a wide range of detailed information that must be bundled, categorized and evaluated in order to derive statements. Without the appropriate technology, with increasing numbers of customers and prospects and the respective contacts, it doesn't take long before CRM can no longer be managed with manual work. Targeted contact with the customer is made more difficult. Without a suitable technology, employees lose too much time for CRM if the CRM strategy is to be pursued with the same quality and intensity even with increasing numbers of customers and prospects.

What is a CRM system

A CRM system is a software with functions for the management and automation of all information that is generated month by month when addressing customers or prospects and binding them. In the CRM software, all data of customers and prospects, including all transactions and related communication, are collected and stored in databases. The following information can be taken as an example:

Documentation of a prospective customer telephone call for later evaluation
Storage of a customer offer for later allocation
Appointment reminder for an offer meeting with an interested party on site
Birthday management of A and B customers to increase attention

CRM systems are mainly based on standard software products. Depending on the size of the company and the required level of information, different solutions with different functionalities are possible. If a company grows over time, the requirements and thus the necessary functions of the CRM system also grow. It can therefore happen that the previous functions of the CRM software are no longer sufficient over time and a change must be considered in order to take into account the increasing degree of information for the company.

Advantages and benefits of a CRM system

The advantages and benefits of CRM software for companies are obvious. In practice, a large number of contacts and their relationship to your own company must be managed in one system. Well-designed CRM systems create more transparency. They can be used wherever direct or indirect customer or prospect contact is required. With the right CRM software, the entire sales force can also be supported. This applies both to:

the sales field service with the objective of "increasing sales",
as well as for the service-oriented field service with the objective "service and maintenance".

All on-site activities can be recorded directly in the CRM software. In addition, a good CRM system can also be an aid for certain activities, in which information is available at the right place in the right form. This not only saves time, but also regularly delivers better results in all areas.

In summary, a CRM system helps to support sales, marketing, service and last but not least, management. With the help of a CRM system, activities can be optimized and automated (e.g. monthly reports). In addition, a good CRM provides a variety of decision bases.

brixxbox Low-Code-Plattform: Basic CRM-Template

With the "brixxbox" cloud software, companies can digitize processes quickly and easily. Thanks to the underlying modular principle, necessary adjustments and extensions can be made in the software at any time at the request of management or other employees in order to process additional data in the system. Adjustments in the system do not affect the productive operation of the software in the respective company in any way.

The provided templates serve as configuration examples. Different approaches shall be illustrated. The templates can be supplemented after the import as desired, or used as templates for own applications or entire systems.

In practice, this CRM application could be used for example by:

freelancers
and small enterprises

to create customers and prospects and manage their contacts and CRM-relevant data. In addition to master data management, advanced functions are also included to visualize the possible use and linking of master data and to derive a realistic practical reference to support management, sales and marketing.

Extract of the functions

Company data: Name and address of the companies
contact details: Contact data and contact persons of the companies and employees
Phone book: based on contact data
Archiving: storage and digitalization of documents and files from customers and prospects
CRM data: Scheduling (e.g. per month, week), deadline monitoring and appointment documentation as well as assignment of relevant contacts
CRM Workflows: Creation of reminders and follow-ups (e.g. in two months) for certain contacts
Templates: Text templates can be created
Mobile: Access to all data anywhere and with any device (cloud)

You can find further information at https://brixxbox.net

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🇩🇪 Erweitertes CRM-System

Das Customer Relationship Management (kurz CRM) ist für Unternehmen und deren Mitarbeiter eine Strategie zur systematischen Gestaltung von Beziehungen und Interaktionen mit Kontaktpersonen bestehender und potenzieller Kunden. Diese sind durch die Umsatzgenerierung maßgeblich am langfristigen Erfolg des Unternehmens beteiligt. Wenn Kunden Ihr Kaufverhalten anpassen und auf Produkte anderer Unternehmen ausweichen, kann dies für das eigene Unternehmen ernste Folgen haben. Daher investieren Unternehmen viel Zeit und Aufwand in die CRM-Tätigkeiten zur Analyse der Kundenwünsche. Zielgruppen, Märkte und die jeweiligen Bedürfnisse werden im Rahmen des CRM analysiert und mit dem eigenen Portfolio abgestimmt. Werden Abweichungen festgestellt, obliegt den Mitarbeitern des Vertriebs und des Marketings in Abstimmung mit dem Management die Aufgabe das Kundenverhältnis im Rahmen des CRM zu Optimieren bzw. die konkreten CRM-Strategien anzupassen, um die Kunden wieder besser zu erreichen. Auch andere Abteilungen tragen zur Kundenzufriedenheit bei und liefern wertvolle Informationen für das CRM. Hierzu zählt zum Beispiel der gesamte Bereich Service. Im Rahmen des Service werden Kundenanfragen und Unstimmigkeiten erfasst und bearbeitet. Auch dies ist Teil des CRM.

Beim CRM entstehen vielfältige, detaillierte Informationen, die gebündelt, kategorisiert und bewertet werden müssen, um Aussagen ableiten zu können. Ohne eine entsprechende Technologie dauert es bei steigenden Kunden-, und Interessentenzahlen und den jeweiligen Kontakten nicht lange, bis CRM mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist. Der zielgerichtete Kontakt zum Kunden wird erschwert. Die Mitarbeiter verlieren ohne eine geeignete Technologie zu viel Zeit für das CRM, wenn die CRM-Strategie auch bei steigenden Kunden und Interessenten mit gleicher Qualität und Intensität verfolgt werden soll.

Was ist ein CRM-System

Ein CRM-System ist eine Software mit Funktionen zur Verwaltung und Automatisierung aller Informationen, die bei der Kunden-, bzw. Interessentenansprache und deren Bindung Monat für Monat anfallen. In der CRM-Software werden sämtliche Daten von Kunden und Interessenten inklusive aller Transaktionen und der damit verbundenen Kommunikation erfasst und in Datenbanken gespeichert. Dies können beispielhaft folgende Informationen sein:

Dokumentation eines Interessententelefonates zur späteren Bewertung
Ablage eines Kundenangebotes zur späteren Zuordnung
Terminerinnerung für eine Angebotsbesprechung bei einem Interessenten vor Ort
Geburtstagsverwaltung der A- und B-Kunden zur Aufmerksamkeitssteigerung

CRM-Systeme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße und dem notwendigen Informationsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des CRM-System. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der CRM-Software mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Vorteile und Nutzen eines CRM-Systems

Die Vorteile und der Nutzen einer CRM-Software für Unternehmen liegen klar auf der Hand. In der Praxis muss eine Vielzahl von Kontakten und deren Beziehung zum eigenen Unternehmen in einem System verwaltet werden. Gut durchdachte CRM-Systeme schaffen mehr Transparenz. Sie können überall dort eingesetzt werden, wo direkter oder indirekter Kunden-, bzw. Interessentenkontakt erforderlich ist. Mit der richtigen CRM-Software kann ebenfalls der gesamte Außendienst unterstützt werden. Dies gilt sowohl für:

den vertrieblichen Außendienst mit der Zielsetzung "Umsatzsteigerung",
als auch für den serviceorientierten Außendienst mit der Zielsetzung "Service und Wartung".

Alle Aktivitäten vor Ort können direkt in die CRM-Software erfasst werden. Darüber hinaus kann ein gutes CRM-System auch eine Hilfestellung für bestimmte Tätigkeiten sein, in dem Informationen an der richtigen Stelle in der richtigen Form aufbereitet zur Verfügung stehen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern liefert regelmäßig auch bessere Resultate in allen Bereichen.

Zusammengefasst trägt ein CRM-System dazu bei den Vertrieb, das Marketing, den Service und nicht zuletzt das Management zu unterstützen. Mit Hilfe eines CRM-Systems können Tätigkeiten optimiert und automatisiert (z.B. monatliche Reports) werden. Darüber hinaus liefert ein gutes CRM vielfältige Entscheidungsgrundlagen.

Vorteile und Nutzen eines integrierten Projektmanagementsystems

Projekte sind regelmäßig mit Investitionen und sonstigen Aufwänden verbunden und auf ein bestimmtes Ziel (Projektziel) gerichtet. In der Praxis wird ein Projekt häufig in Teilprojekte gelgliedert, die jeweils auf eine bestimmte (Teil-) Zielerfüllung gerichtet sind und mit dem Hauptziel in Verbindung stehen. Dem Projektmanagement obliegt hierbei die Aufgabe die (Teil-) Projekte zu planen und zu steuern, sowie einer Überwachung im Hinblick auf zeitlich-, und ressourcenorientierte Parameter. Wie auch beim CRM handelt es sich beim Projektmanagement um Strategien, die spätestens ab einem bestimmten Komplexitätslevel durch geeignete Technologien und Systeme unterstützt werden müssen, um die Fülle an Daten sinnvoll zu verarbeiten. Ein CRM-System mit integriertem Projektmanagement spart Zeit und Aufwand und erhöht die Datenqualität.

Der Vertrieb akquiriert beispielhaft ein neues Kundenprojekt. Bisher wurden alle kunden-, bzw. interessentenseitigen Aktivitäten im CRM-System erfasst. Das nun folgende Projekt wird regelmäßig von anderen Mitarbeitern und Abteilungen gemanagt. Durch die Integration finden Sie nun auch projektabhängige Informationen in kürzester Zeit. Das Management der Informationen wird durch die Symbiose beider Systeme deutlich optimiert.

brixxbox Low-Code-Plattform: Erweitertes CRM-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte diese CRM-Anwendung zum Beispiel von:

Beratungsunternehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Kunden und Interessenten anzulegen und deren Kontakte und CRM-relevante Daten zu verwalten. Neben der Stammdatenhaltung sind darüber hinaus erweiterte Funktionen enthalten, um eine mögliche Verwendung und Verknüpfung der Stammdaten zu visualisieren und einen realistischen Praxisbezug zur Unterstützung des Managements, des Vertriebs und des Marketings herzuleiten.

Auszug der Funktionen

Unternehmensdaten: Bezeichnung und Anschrift der Unternehmen
Kontaktdaten: Kontaktdaten und Ansprechpartner der Unternehmen und Mitarbeiter
Telefonbuch: auf Basis der Kontaktdaten
Archivierung: Ablage und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien von Kunden und Interessenten
Besonderheiten: Dokumentation von spezifischen Kundenwünschen und Besonderheiten (z.B. Abrechnung nur pro Monat)
CRM Daten: Terminplanung (z.B. pro Monat, Woche), Terminüberwachung und Termindokumentation sowie Zuordnung relevanter Kontakte
CRM Workflows: Erstellung von Erinnerungen und Wiedervorlagen (z.B. in zwei Monaten) für bestimme Kontakte
CRM Reports: z.B. ABC/XYZ - Bewertung oder Kategorisierung von Kunden und Interessenten (Perioden/Monate...)
Vorlagen: Textvorlagen können erstellt werden
Projektintegration: Projektplanung, Projektüberwachung, Ressourcenverwaltung und Zuständigkeiten
Management: Statusüberwachung aller Aktivitäten und Projekte
Mobil: Zugriff auf alle Daten überall und mit jedem Endgerät möglich (Cloud)

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🇩🇪 Zeiterfassung

Warum benötige ich eine Zeiterfasung:

In vielen Unternehmen wurde für einige Mitarbeiter lange Zeit das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit praktiziert. Hierbei handelt es sich um ein Organisationsmodell, bei dem die Erledigung der Aufgaben im Vordergrund steht. Nicht die Arbeitszeit, sondern das Arbeitsergebnis ist entscheidend. Dieses Modell wurde vor allem von kreativ arbeitenden Mitarbeitern praktiziert, da eine starre Arbeitszeitvorgabe auch aus wissenschaftlichen Gesichtspunkten die Kreativität und damit vor allem mögliche Innovationen behindert.

Der europäische Gerichtshof hat jedoch im Jahr 2019 entschieden, dass die Erfassung von Arbeitszeiten künftig in allen Unternehmen von allen Mitarbeitern zu erfolgen hat. Durch das Urteil werden Arbeitsgeber dazu verpflichtet, ein Konzept zur Zeiterfassung anzubieten, durch welches die gesamte Arbeitszeit sowie Pausen und Fehltage durch Urlaub oder Krankheut der Mitarbeiter dokumentiert werden können. So soll sichergestellt sein, dass die Gesetze im Hinblick auf die Arbeits-, und Pausenzeiten sowie die gesetzlich vorgeschrieben Urlaubstage zum Schutz des Mitarbeiters eingehalten werden.

Bei der Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter entstehen schnell viele Informationen, die gebündelt, kategorisiert und bewertet werden müssen, um die Einhaltung der vorgeschriebenen Gesetze zu gewährleisten. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis die Zeiterfassung mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

Was ist ein Zeiterfassungssystem:

Ein Zeiterfassungssystem ist eine Software mit Funktionen zur Dokumentation und Auswertung aller zeitorientierten Parameter der jeweiligen Mitarbeiter, die der Gesetzgeber vorsieht. In der Zeiterfassungssoftware werden alle relevanten Daten der Mitarbeiter in Datenbanken gespeichert. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Bereiche:

Arbeitszeiten
Pausenzeiten
Urlaubstage
Fehltage durch Krankheit

Zeiterfassungssysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße und den verschiedenen Arbeitszeitmodellen wie z.B. Schichtarbeit oder Akkordarbeit kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Zeiterfassungssystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der Zeiterfassungssoftware mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Vorteile und Nutzen eines Zeitefassungssystems

Gute Zeiterfassungssysteme bieten eine enorme Flexibilität im Hinblick auf die Dokumentation der betrieblichen Arbeitszeit der Belegschaft. Es gibt eine Vielzahl von Erfassungsmöglichkeiten, die je nach eingesetzter Software möglich sind. So gibt es beispielsweise Systeme, die eine Eingabe mittels Mobiltelefon möglich machen. Dies ist vor allem für den Außendienst interessant. So können die Daten schnell und ohne viel Aufwand in das System eingegeben werden. Natürlich gibt auch andere Endgeräte, die abhängig vom System kompatibel sind. Hierzu zählen beispielsweise Terminals mit Chip-Karten oder vergleichbare Systeme, die es dem Arbeitgeber durch einfaches auflegen ermöglichen die jeweiligen Zeittypen zu buchen.

Darüber hinaus kann ein gutes Zeiterfassungssystem auch eine Hilfestellung für bestimmte Entscheidungen des Managements oder der Personalabteilung sein und nicht zuletzt liefert ein Zeiterfassungssystem regelmäßig die Basis für die Engeltabrechnung.

brixxbox Low-Code-Plattform: Zeiterfassungs-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte diese Zeiterfassungs-Anwendung zum Beispiel von:

Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um die eigenen Arbeitszeiten zu dokumentieren, sowie den Jahresurlaub zu planen.

Auszug der Funktionen

Mitarbeiter: Mitarbeiterverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
Erfassung: Erfassung der täglichen Arbeitszeiten und Pausen der jeweiligen Mitarbeiter
Planung: Dokumentation von Urlaubsanträgen und Statusverwaltung der jeweiligen Mitarbeiter
Status: Dokumentation von Genehmigungen

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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🇩🇪 Digitales Besuchermanagement

Wer benötigt ein digitales Besuchermanagement:

Regelmäßig werden Unternehmen von externen Personen und Partnern besucht. Dies können schlicht Bewerber im Rahmen einer Stellenbesetzung sein. Darüber hinaus gibt es natürlich weitere Gründe, warum externe Personen und Partner einen Betrieb besuchen, wie der nachfolgende Auszug deutlich macht:

Maschinen müssen durch Technologiepartner gewartet oder repariert werden
Kunden oder Lieferanten werden zu Besprechungen eingeladen
Es finden Audits statt

Je nach Besucher und Besuchsgrund werden unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeiter besucht. Wird beispielsweise eine Maschine innerhalb der Produktion repariert, erlangt der Monteur zwangläufig einen Einblick in die Produktionsprozesse und spricht mit den dort arbeitenden Mitarbeitern. Es liegt auf der Hand, dass Besucher in Kontakt mit sensiblen Informationen kommen, die zum Teil wichtig für die Wettbewerbsvorteile der besuchten Unternehmen sind. Darüber hinaus besteht in einigen Branchen sogar eine strenge Dokumentationspflicht, um zu vermeiden das interne und sensible Prozesse durch externe Eingriffe gefährdet werden. Exemplarisch zu nennen ist hier die Produktion von Medizinprodukten.

Bei der Erfassung und Dokumentation der Besuche aller externen Personen und Partner entstehen schnell viele Informationen, die gebündelt, kategorisiert und ausgewertet werden müssen. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis die Besucherverwaltung mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

Vorteile und Nutzen einer digitalen Besuchererfassung

Gute Lösungen zur digitalen Besucherverwaltung bieten vielfältige Möglichkeiten. Ob kurzer oder langer Besuch, mit der richtigen Lösung kann der gesamte Besuchsprozess unterstützt werden. Wenn Mitarbeiter einen Besucher erwarten, können bereits im Vorfeld relevante Informationen dokumentiert werden. Ankommende Besucher haben mit dem richtigen Lösung die Möglichkeit entsprechende Daten direkt über einen Touch-Bildschirm zu ergänzen. Das macht nicht nur einen modernen Eindruck, sondern spart darüber hinaus auch viel Zeit im Vergleich zu manuell auszufüllenden Dokumenten, die in der Folge mühsam analysiert werden müssen.

Anwendungen zur digitalen Besucherverwaltung basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Ausrichtung und dem Besucheraufkommen kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen der digitalen Besucherverwaltung. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

brixxbox Low-Code-Plattform: digitale Besucherverwaltung-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das digitale Besuchermanagement zum Beispiel von:

Beratungsuntermehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um die Besuche digital zu verwalten und bei Bedarf auszuwerten.

Auszug der Funktionen

Besucher anlegen (Partner, Kunden oder weitere Gäste)
Begleitpersonen anlegen
Besuchsgrund definieren (z.B. Kundenbesuch)
Besuchszeiten anlegen
Besuche auswerten

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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🇩🇪 Datenarchiv

Was ist ein Archivsystem:

Bei jedem Geschäftsprozess entstehen Informationen, die für die spätere Auswertbarkeit und Analyse digitalisiert und archiviert werden müssen. Dies können ganz unterschiedliche Dokumente sein. So werden seit geraumer Zeit bereits in den meisten Unternehmen jeglichen Dokumente im Zusammenhang mit der Transaktion von Waren und Dienstleitungen wie Lieferscheine oder Rechnungen elektronisch archiviert. Ebenso nimmt die elektronische Archivierung verschiedener Kommunikationswege wie Email oder Messenger im beruflichen Kontext zu.

Ein elektronisches Archivsystem bietet die Möglichkeit Dokumente in einer bestimmten Struktur elektronisch zu archivieren. Anhand der Struktur in Form von Ordnern, verschlagworteten Suchbegriffen und anderen Merkmalen ist es zu einem späteren Zeitpunkt möglich die zuvor archivierten Daten in selektierter Form zu laden und zu visualisieren.

Abhängig von der Datenart müssen im Hinblick auf die Archivierung zusätzliche Kriterien berücksichtigt werden. So müssen beispielsweise steuerrelevante digital archivierte Daten wie Rechnungen gemäß der geltenden Aufbewahrungsfrist in Deutschland 10 Jahre gespeichert werden und zusätzlich Revisionssicher sein. Revisionssicherheit umfasst folgende Merkmale, die bei der Archivierung berücksichtigt werden müssen:

Richtigkeit der archivierten Dokumente
Vollständigkeit der archivierten Dokumente
Sicherheit des Archiv-Verfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung der archivierten Dokumente
Sicherung vor Verlust des Archivsystems
Nutzung des Archivs nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Archivsystems
Nachvollziehbarkeit des Archivsystems
Prüfbarkeit des Archivsystems

Archivsysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der archivierten Datenmenge, der archivierten Datenart und der gewünschten Integrationstiefe kommen verschiedene Archivsysteme aufgrund der teils unterschiedlichen Anforderungen in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Archivsystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen des Archivsystems mit der Zeit aufgrund gestiegener Anforderungen nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss.

Vorteile und Nutzen eines Archivsystems

Gute Archivierungslösungen bieten vielfältige Möglichkeiten und unterstützen viele Prozesse im Unternehmen. Die in diesem Zusammenhang zu nennenden Hauptvorteile sind:

die Zentrale Datenspeicherung von archivierten Dokumenten und Dateien im elektronischen Archiv
die Reduktion von Suchzeiten im elektronischen Archiv
Einsparung von Archivräumen mit archivierten Papierdokumenten
Vereinfachter Wissenstranfer durch digital archivierte Dokumente
Minimierung der Papierkosten

Archivsysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Art und Anzahl der vorhandenen Dokumenten kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Archivsystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen des Archivsystems mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

brixxbox Low-Code-Plattform: Datenarchiv-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das Datenarchiv-Template zum Beispiel von:

Beratungsuntermehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Dateien und Dokumente in einer geordneten und klar definierten Struktur zu verwalten

Auszug der Funktionen

Definition von Haupt-, und Untergruppen
Archivierung von beliebigen Dokumenten und Dateien
Beschreibung der Dateien
Suchfunktion im Archivsystem

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🇩🇪 Projektmanagement

Was ist Projektmanagement:

Das Umfeld eines Unternehmens unterliegt einem permanentem Wandel. So ändern sich in bestimmten Phasen rechtliche Rahmenparameter oder neue Technologien führen zu veränderten Kundenbedürfnissen. Auch wenn dies nur Auszüge aus einem komplexen Gesamtgefüge sind, so wirken sie sich dennoch regelmäßig auf den Erfolg eines Unternehmens aus. Es entstehen neue Aufgaben. Ursprüngliche Ziele müssen hinterfragt und von Fall zu Fall im Rahmen von Projekten und abgeleiteten Aufgaben angepasst werden. Per Definition handelt es sich bei einem Projekt um einen einmaligen (Geschäfts-)Prozess, der in verschiedene Phasen und Aufgaben aufgeteilt und auf eine bestimmte Zielerreichung gerichtet ist sowie mit einem festen Start-, und Endzeitpunkt versehen ist.

In diesem Kontext müssen Ziele definiert werden, Wege zur Zielerreichung gefunden und gemanagt werden, sowie Projektteilnehmer als Team und Ressourcen überwacht werden. Die Bündelung dieser Tätigkeiten wir generell als Projektmanagement verstanden. In der Praxis wird ein Projekt häufig in Teilprojekte gelgliedert, die jeweils auf eine bestimmte (Teil-) Zielerfüllung gerichtet sind und mit dem Hauptziel in Verbindung stehen. Dem Projektmanagement obliegt hierbei die Aufgabe die (Teil-) Projekte zu planen und zu steuern, sowie einer Überwachung im Hinblick auf zeitlich-, und ressourcenorientierte Parameter (z.B. die Mitglieder eines Teams).

Beim Projektmanagement entstehen vielfältige, detaillierte Informationen, die durch entsprechende Methoden gebündelt, kategorisiert und dem Management zur Bewertung präsentiert werden müssen, um Aussagen ableiten und Entscheidungen im Hinblick auf die Zielerreichung treffen zu können. Ohne eine entsprechende Technologie dauert es ab einem gewissen Komplexitätsgrad nicht lange, bis Projektmanagement mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist. Die Mitarbeiter eines Teams verlieren ohne eine geeignete Technologie zu viel Zeit für das Projektmanagement, und die Zielerreichung ist gefährdet.

Was ist ein Projektmanagement-System:

Eine Projektmanagement- Software ist ein Software, welche den Projektmitarbeitern eines Teams eine EDV-gestützte Hilfe bei ihren Projekttätigkeiten bietet. In der Projektmanagement-Software werden sämtliche Daten und Informationen des Projektes inklusive der vorhandenen Teilprojekte sowie aller Transaktionen und der damit verbundenen Kommunikation erfasst und in Datenbanken gespeichert. Dies können beispielhaft folgende Informationen sein:

Dokumentation eines Meetings zur Zieldefinition einzelner Teilprojekte
Budgetverwaltung je (Teil-)Projekt
Terminplanung einzelner Projektschritte

Projektmanagement-Systeme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, dem jeweiligen Team und dem notwendigen Informationsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Projektmanagement-System. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der Projektmanagement-Software mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Vorteile und Nutzen eines Projektmanagement-Systems

Die Selbstorganisation eines Teams oder auch einer Einzelperson ist bei steigendem Informationsgrad eine enorme Herausforderung. Handgeschriebene Listen, hier und da einen Zettel oder ein Post-IT helfen nur bedingt weiter, und stellen sicherlich nicht die besten Methoden dar. Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware kann bei bedachter Auswahl entscheidende Vorteile für die Projektarbeit bringen. Vor allem dann, wenn mehrere Personen an einem Projekt oder Teilprojekt beteiligt sind, und der Informationsfluss nochmals größer wird. Im Kern sollte jede Projektmanagementsoftware folgende Grundbereiche abdecken:

Aufgabenverwaltung des Projektes
Projektplanung einzelner Teilprojekte
Projektsteuerung und Verwaltung der Ressourcen

Werden die zuvor genannten Bereiche durch die Software unterstützt, ist es jedem Projektteilnehmer und darüber hinaus dem Management möglich einen Überblick aller Ressourcen zu erhalten und die eigene Arbeit effizienter zu gestalten. Im Ergebnis liegen die Vorteile mit der richtigen Software auf der Hand. Es steigert die Möglichkeiten der Kontrolle, der Übersicht und der Transparenz aller Ressourcen. Eine Optimierung des Personaleinsatzes und eine höhere Kostenkontrolle sind in diesem Zusammenhang ebenfalls zu nennen.

brixxbox Low-Code-Plattform: Projektmanagement-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte diese Projektmanagement-Anwendung zum Beispiel von:

Beratungsunternehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Projekte anzulegen und zu verwalten. Neben der Stammdatenhaltung sind darüber hinaus erweiterte Funktionen enthalten, um eine mögliche Verwendung und Verknüpfung der Stammdaten zu visualisieren und einen realistischen Praxisbezug zur Unterstützung des Managements und anderer Abteilungen herzuleiten.

Auszug der Funktionen

Unternehmensdaten: Bezeichnung und Anschrift der Unternehmen
Team und Ansprechpartner: Kontaktdaten und Ansprechpartner der Unternehmen und Mitarbeiter
Telefonbuch: auf Basis der Kontaktdaten
Archivierung: Ablage und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien von Kunden und Interessenten
Vorlagen: Textvorlagen können erstellt werden zur vereinfachten Datenpflege
Projekte: Anlage und Beschreibung von Projekten und zugehörigen Teilprojekten
Phasen: Ausführliche Beschreibung und Dokumentation der Projekte und der jeweiligen Phasen
Planung: Festlegung der Zuständigkeit innerhalb der Projekte und Teilprojekte
Projekte überwachen
Erstellen von projektrelevanten Erinnerungen und Zuweisung einzelner Mitarbeiter
Zuordnung von Projekten zu Kunden, oder anderen Adressen
Ressourcenverwaltung

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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🇩🇪 Ticketsystem

Was ist ein Ticketsystem

In der Praxis erreichen Unternehmen regelmäßig zahlreiche Anfragen. Kunden und Interessenten haben Fragen zu bestimmten Produkten und Diensteislungen, oder Klärungsbedarf bezogen auf die erworbenen Produkte. Ein Ticketsystem ist ein Softwaresystem, das zentralisiert alle Anfragen an ein Unternehmen verwaltet. Die Entgegennahme, die Koordination zur jeweils richtigen Abteilung oder Person und die Bearbeitung der Anfragen erfolgen zentral über das Ticketsystem und bündelt die Kanäle:

Telefon
E-Mail
Facebook
Instagram
Chat und Messenger

in einem System. Die erhaltenen Anfragen können in der Folge geprüft und einer Person zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden bis zur Lösung (closed Ticket). Mit dem Ticketsystem soll sichergestellt werden, dass keine Nachricht verloren geht und jederzeit ein Gesamtüberblick über die zu bearbeitenden Vorgänge möglich ist.

Vorteile und Nutzen eines Ticketsystems:

Gute Ticketsysteme bieten vielfältige Möglichkeiten und unterstützen viele Prozesse im Unternehmen. Die in diesem Zusammenhang zu nennenden Hauptvorteile sind:

Kundenanfragen straffen: Eingehende Tickets werden mit einem entsprechenden System aus mehreren Kommunikationskanälen an einem zentralen Ort gespeichert. Mitarbeiter können den Tickets Prioritäten zuweisen, sie überwachen und bearbeiten.
Zugriff auf Kunden und Historie: Eine gute Beziehung zu Kunden und Partnern ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Mit dem Ticketsystem erhalten Mitarbeiter Zugriff auch auf vergangene Kontakte mit den Kunden und Partnern, um stets alle Fakten im Blick zu haben
Automatisierung von Aufgaben: Mit einem Ein Ticket-System können Routineaufgaben standardisiert werden, um Effizienz zu steigern und schnellere Antworten zu ermöglichen.
Umfassende Auswertungsmöglichkeiten: Mit einem guten Ticketsystem können verschiedene Auswertungen schnell und einfach aufgerufen werden.

Ticketsysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Anzahl und dem Komplexitätsgrad der Anfragen kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Ticketsystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen des Ticketsystems mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

brixxbox Low-Code-Plattform: Ticketsystem-Template:

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das Ticketsystem zum Beispiel von:

Beratungsuntermehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Anfragen aller Art zu verwalten und zu dokumentieren.

Auszug der Funktionen

Firmenbezeichnung und Anschrift der Kunden
Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
Integriertes Telefonbuch mit Suchfunktion
Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)
Erfassung von Tickets
Dokumentation von Kundenanfragen
Nachverfolgung der Tickets durch eindeutige Nummerierung

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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🇩🇪 Digitale Adressverwaltung

Wer benötigt ein digitale Adressverwaltung:

Adressen, z.B. in Form von Kunden und Lieferanten, bilden für Unternehmen die Basis wirtschaftlichen Handelns. Eine sorgfältige und detaillierte Anlage und Verwaltung der jeweiligen Adressen und die damit verbundenen Ansprechpartner sind sehr wichtig. Gerade im Hinblick auf die Generierung und Bindung von Neukunden durch geeignete Akquisen fallen schnell viele Adressen an. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis das Adressmanagement mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

Ein digitales Adressmanagement sollte mindestens folgende Punkte berücksichtigen:

Speicherung aller adressrelevanter Informationen
Speicherung der zugehörigen Ansprechpartner
Speicherung der jeweiligen Kontaktinformationen

Mittlerweile zählt die Erfassung von zusätzlichen Adressinformationen, wie Interessen, Wünsche oder Vorlieben ebenso dazu. Im Idealfall wird im Laufe der Zeit ein 360- Grad Blick erreicht.

Vorteile und Nutzen einer digitalen Adressverwaltung

Alle Daten liegen an einem zentralen Ort. Dies reduziert den Wartungs- und Aktualisierungsaufwand. In der Praxis ist ein digitales Adressmanagement in den meisten Fällen mit anderen Systemen und Prozessen innerhalb einer Software aus dem Bereich "Warenwirtschaft oder ERP" verknüpft. Sie bilden so zusagen die Stammdaten für relevante Folgeprozesse wie:

Schreiben von Lieferscheinen und Rechnungen
oder Verknüpfung zu CRM- relevanten Funktionen

Anwendungen zur digitalen Adressverwaltung in Verbindung mit relevanten Folgeprozessen basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Ausrichtung und dem gewünschten Digitalisierungsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen der benötigten Lösung. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

brixxbox Low-Code-Plattform: digitale Adressverwaltung-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte die digitale Adressverwaltung zum Beispiel von:

Beratungsuntermehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um nach der Firmengründung erste Kontakte und die jeweiligen Ansprechpartner zu verwalten.

Auszug der Funktionen

Firmenbezeichnung und Anschrift der Kunden, Lieferanten, Interessenten und sonstigen Adressen
Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
Integriertes Telefonbuch mit Suchfunktion
Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)
Dokumentation von adressrelevanten Besonderheiten (z.B. bestimmte Lieferfristen, Annahmefristen, abweichende Bedingungen etc.)

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🇩🇪 Fahrtenbuch

Wer benötigt ein digitales Fahrtenbuch:

Ein Fahrtenbuch hat grundsätzlich den Zweck Fahrstrecken mit einem Fahrzeug sowie den jeweiligen Reisegrund zu dokumentieren. Verwenden Selbstständige oder Angestellte ein auf das Unternehmen angemeldete Auto, geht das Finanzamt grundsätzlich davon aus, dass die zuvor genannten Personengruppen das Fahrzeug nicht nur für Fahrten des Unternehmens, sondern auch für private Angelegenheiten nutzen. Der durch das Auto entstehende geldwerte Vorteil muss in den meisten Fällen versteuert werden.

Dazu stehen zweierlei Optionen zur Verfügung: Entweder wird z.B. das Auto mit einer Pauschale gemäß der Ein-Prozent-Regelung veranschlagt – oder es wird die Häufigkeit und Dauer aller dienstlichen und privaten Fahrten mit dem Auto in einem ausführlichen Fahrtenbuch dokumentiert. Die letztere Methode ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, kann jedoch attraktive Steuervergünstigungen bescheren. Dafür müssen jedoch die Anforderungen und die deklarierten Angaben der Finanzbehörde eingehalten halten:

Für jedes Fahrzeug muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden
Angaben zum amtlichen KfZ-Kennzeichen des betreffenden Fahrzeugs
Angabe des jeweiligen Fahrers
Angaben zum genauen Kilometerstandes zu Beginn der Fahrt und zum genauen Kilometerstand zum Ende der Fahrt, sowie der gefahrenen Kilometer
Dokumentation des Zeitraums der Fahrt

Bei der manuellen Erfassung und Angabe der einzelnen Fahrten entsteht schnell ein großer Aufwand. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis die Verwaltung mit händischer Arbeit nicht effizient ist.

Vorteile und Nutzen eines digitalen Fahrtenbuches

Die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches bietet viele Vorteile und führt häufig zu geringeren Kosten, gerade bei vielen Fahrten für das Unternehmen und wenig privaten Fahrten. Generell lassen sich folgende Vorteile nennen:

deutliche Zeitersparnis,
Klare Übersicht und kaum Fehler
Sicherheit gegenüber dem Finanzamt,
In der Regel geringere Kosten und Steuervorteile gegenüber der Ein-Prozent-Regelung,
elektronische Auswertung der Fahrdaten.

Anwendungen zur Verwaltung digitaler Fahrtenbücher basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Firmenfahrzeuge und dem Grad der Internationalisierung kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des digitalen Fahrtenbuches. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

brixxbox Low-Code-Plattform: digitales Fahrtenbuch-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte das digitale Fahrtenbuch zum Beispiel von:

Freelancern

genutzt werden, um das vorhandene Firmenfahrzeug digital zu verwalten, die jeweiligen Fahrten mit allen Angaben zu dokumentieren und bei Bedarf auszuwerten.

Auszug der Funktionen

Dokumentation des Fahrers, des amtlichen Kennzeichens
Erfassung der Kilometer beim Start und bei Beendigung der Fahrt sowie Ermittlung der gefahrenen Kilometer
Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten im Hinblick auf die Versteuerung
Nutzung als Handy App möglich
Nutzung als App für Tablets möglich

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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🇩🇪 Auftragsverwaltung

Wer benötigt ein digitale Auftragsverwaltung:

Ein Geschäftsmodell wurde entwickelt und der Markt sondiert. Im nächsten Schritt wurden die Produkte und Dienstleistungen deklariert und erste Adressen für Akquisen besorgt. Im Idealfall werden in der Folge die ersten Kunden sowie die ersten Kundenaufträge generiert. Die Geschäftsprozesse nehmen zu. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis das Arbeitsaufkommen mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

Eine Software zur digitalen Auftragsverwaltung ist eine sinnvolle Lösung, sofern Sie zumindest folgende Punkte berücksichtigt:

Speicherung aller adressrelevanter Informationen inklusive Ansprechpartner und Kontaktinformationen in der Software
Speicherung der vorhandenen Artikel und Dienstleistungen in der Software
Anlage der Kundenaufträge und Statusverwaltung in der Software

Mittlerweile zählt die Erfassung von zusätzlichen Informationen, wie besondere Lieferorte, bestimme Anlieferzeiten oder andere Vorlieben ebenso dazu.

Vorteile und Nutzen einer digitalen Auftragsverwaltung

Bei einem solchen System liegen alle Daten an einem zentralen Ort. Adressen, Artikel und sonstige Stammdaten können in der Software effektiv verwaltet und bei Bedarf aktualisiert werden. In der Praxis ist eine digitale Auftragsverwaltung in den meisten Fällen mit anderen Systemen und Prozessen innerhalb einer Software aus dem Bereich "Warenwirtschaft oder ERP" verknüpft. Dazu zählen z.B.:

Abrechnungsprogrammen
CRM-Systemen, um die Kundenwünsche direkt zu berücksichtigen
Archivsystem, um Dokumente digital zu archivieren

Anwendungen zur digitalen Auftragsverwaltung in Verbindung mit relevanten Folgeprozessen basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Ausrichtung und dem gewünschten Digitalisierungsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen der benötigten Lösung. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

brixxbox Low-Code-Plattform: digitale Auftragsverwaltung-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte die digitale Auftragsverwaltung zum Beispiel von:

Beratungsuntermehmen
Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um nach der Firmengründung erste Kontakte mit den jeweiligen Ansprechpartnern zu verwalten sowie erste Geschäftsaktivitäten (z.B. Kundenaufträge) überwachen.

Auszug der Funktionen

Firmenbezeichnung und Anschrift der Kunden, Lieferanten, Interessenten und sonstigen Adressen
Ansprechpartnerverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien (DMS)
Dokumentation von adressrelevanten Besonderheiten (z.B. bestimmte Lieferfristen, Annahmefristen, abweichende Bedingungen etc.)
Artikelverwaltung
Preisverwaltung
Erfassung und Steuerung von Rabatten je Auftrag
Auftrag eingeben und dokumentieren
Status des Auftrags verwalten

Weitere Informationen finden Sie unter https://brixxbox.net

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🇩🇪 Basis CRM

Was ist CRM

Das Customer Relationship Management/ Kundenbeziehungsmanagement (kurz CRM) ist für Unternehmen und deren Mitarbeiter eine Strategie zur systematischen Gestaltung von Beziehungen und Interaktionen mit Kontaktpersonen bestehender und potenzieller Kunden. Diese sind durch die Umsatzgenerierung maßgeblich am langfristigen Erfolg des Unternehmens beteiligt. Wenn Kunden Ihr Kaufverhalten anpassen und auf Produkte anderer Unternehmen ausweichen, kann dies für das eigene Unternehmen ernste Folgen haben. Daher investieren Unternehmen viel Zeit und Aufwand in die CRM-Tätigkeiten zur Analyse der Kundenwünsche. Zielgruppen, Märkte und die jeweiligen Bedürfnisse werden im Rahmen des CRM analysiert und mit dem eigenen Portfolio abgestimmt. Werden Abweichungen festgestellt, obliegt den Mitarbeitern des Vertriebs und des Marketings in Abstimmung mit dem Management die Aufgabe das Kundenverhältnis im Rahmen des CRM zu Optimieren bzw. die konkreten CRM-Strategien anzupassen, um die Kunden wieder besser zu erreichen. Auch andere Abteilungen tragen zur Kundenzufriedenheit bei und liefern wertvolle Informationen für das CRM. Hierzu zählt zum Beispiel der gesamte Bereich Service. Im Rahmen des Service werden Kundenanfragen und Unstimmigkeiten erfasst und bearbeitet. Auch dies ist Teil des CRM.

Beim CRM entstehen vielfältige, detaillierte Informationen, die gebündelt, kategorisiert und bewertet werden müssen, um Aussagen ableiten zu können. Ohne eine entsprechende Technologie dauert es bei steigenden Kunden-, und Interessentenzahlen und den jeweiligen Kontakten nicht lange, bis CRM mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist. Der zielgerichtete Kontakt zum Kunden wird erschwert. Die Mitarbeiter verlieren ohne eine geeignete Technologie zu viel Zeit für das CRM, wenn die CRM-Strategie auch bei steigenden Kunden und Interessenten mit gleicher Qualität und Intensität verfolgt werden soll.

Was ist ein CRM-System

Ein CRM-System ist eine Software mit Funktionen zur Verwaltung und Automatisierung aller Informationen, die bei der Kunden-, bzw. Interessentenansprache und deren Bindung Monat für Monat anfallen. In der CRM-Software werden sämtliche Daten von Kunden und Interessenten inklusive aller Transaktionen und der damit verbundenen Kommunikation erfasst und in Datenbanken gespeichert. Dies können beispielhaft folgende Informationen sein:

Dokumentation eines Interessententelefonates zur späteren Bewertung
Ablage eines Kundenangebotes zur späteren Zuordnung
Terminerinnerung für eine Angebotsbesprechung bei einem Interessenten vor Ort
Geburtstagsverwaltung der A- und B-Kunden zur Aufmerksamkeitssteigerung

CRM-Systeme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße und dem notwendigen Informationsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des CRM-System. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der CRM-Software mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Vorteile und Nutzen eines CRM-Systems

Die Vorteile und der Nutzen einer CRM-Software für Unternehmen liegen klar auf der Hand. In der Praxis muss eine Vielzahl von Kontakten und deren Beziehung zum eigenen Unternehmen in einem System verwaltet werden. Gut durchdachte CRM-Systeme schaffen mehr Transparenz. Sie können überall dort eingesetzt werden, wo direkter oder indirekter Kunden-, bzw. Interessentenkontakt erforderlich ist. Mit der richtigen CRM-Software kann ebenfalls der gesamte Außendienst unterstützt werden. Dies gilt sowohl für:

den vertrieblichen Außendienst mit der Zielsetzung "Umsatzsteigerung",
als auch für den serviceorientierten Außendienst mit der Zielsetzung "Service und Wartung".

Alle Aktivitäten vor Ort können direkt in die CRM-Software erfasst werden. Darüber hinaus kann ein gutes CRM-System auch eine Hilfestellung für bestimmte Tätigkeiten sein, in dem Informationen an der richtigen Stelle in der richtigen Form aufbereitet zur Verfügung stehen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern liefert regelmäßig auch bessere Resultate in allen Bereichen.

Zusammengefasst trägt ein CRM-System dazu bei den Vertrieb, das Marketing, den Service und nicht zuletzt das Management zu unterstützen. Mit Hilfe eines CRM-Systems können Tätigkeiten optimiert und automatisiert (z.B. monatliche Reports) werden. Darüber hinaus liefert ein gutes CRM vielfältige Entscheidungsgrundlagen.

brixxbox Low-Code-Plattform: Basis CRM-Template

Mit der Cloud-Software "brixxbox" können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Die zur Verfügung gestellten Templates dienen als Konfigurationsbeispiel. Es sollen verschiedene Ansätze illustriert werden. Die Templates können nach dem Import beliebig ergänzt werden, oder als Vorlage für eigene Applikationen oder ganze Systeme verwendet werden.

In der Praxis könnte diese CRM-Anwendung zum Beispiel von:

Freelancern
und Kleinunternehmen

genutzt werden, um Kunden und Interessenten anzulegen und deren Kontakte und CRM-relevante Daten zu verwalten. Neben der Stammdatenhaltung sind darüber hinaus erweiterte Funktionen enthalten, um eine mögliche Verwendung und Verknüpfung der Stammdaten zu visualisieren und einen realistischen Praxisbezug zur Unterstützung des Managements, des Vertriebs und des Marketings herzuleiten.

Auszug der Funktionen

Unternehmensdaten: Bezeichnung und Anschrift der Unternehmen
Kontaktdaten: Kontaktdaten und Ansprechpartner der Unternehmen und Mitarbeiter
Telefonbuch: auf Basis der Kontaktdaten
Archivierung: Ablage und Digitalisierung von Dokumenten und Dateien von Kunden und Interessenten
CRM Daten: Terminplanung (z.B. pro Monat, Woche), Terminüberwachung und Termindokumentation sowie Zuordnung relevanter Kontakte
CRM Workflows: Erstellung von Erinnerungen und Wiedervorlagen (z.B. in zwei Monaten) für bestimme Kontakte
Vorlagen: Textvorlagen können erstellt werden
Mobil: Zugriff auf alle Daten überall und mit jedem Endgerät möglich (Cloud)